Giới thiệu tính năng Quản lý theo lô

1. Vai trò

Đối với các ngành hàng tiêu dùng nhanh như thực phẩm, dược phẩm, sản phẩm có tính thời hạn rất cao, yêu cầu cao về tốc độ quay vòng tồn kho và độ chính xác trong khâu xuất hàng. Nếu sản phẩm không được xuất kho trong thời hạn hiệu lực, khi hết hạn sẽ phát sinh tổn thất cho doanh nghiệp.

Tính năng quản lý theo lô cho phép thiết lập hạn sử dụng của sản phẩm theo từng lô nhập kho. Hệ thống dựa trên thời gian nhập kho và thời hạn hiệu lực để tự động tính toán ngày hết hạn, giúp kiểm soát chính xác vòng đời sản phẩm. Đồng thời, hệ thống hỗ trợ thiết lập giá vốn theo từng lô, do chi phí giữa các lô có thể khác nhau, từ đó có thể tính toán chi phí một cách chính xác. Khi xảy ra vấn đề về chất lượng sản phẩm, có thể nhanh chóng truy xuất nguồn gốc thông qua số lô để xử lý kịp thời.

Lô hàng

Lô hàng là tập hợp các sản phẩm được lưu trữ trong cùng thời điểm và cùng điều kiện. Hệ thống sẽ tạo một mã lô duy nhất cho mỗi mục tồn kho nhằm phân biệt các sản phẩm được nhập vào ở các thời điểm khác nhau. Mỗi lô hàng thường bao gồm các thông tin quan trọng như ngày nhập kho, ngày sản xuất, hạn sử dụng, thông tin nhà cung cấp và số lượng. Trong quản lý kho, mã lô được xem như “chứng minh nhân dân” của sản phẩm, giúp hệ thống theo dõi nguồn gốc, thời gian và trạng thái của từng lô tồn kho.

Hiệu kỳ

Hiệu kỳ là việc giám sát và quản lý hạn sử dụng của sản phẩm, nhằm đảm bảo hàng hóa được bán và sử dụng trong thời gian còn hiệu lực, tránh phát sinh hàng hóa quá hạn. Trong quản lý kho, khi nhập hàng, đối với những sản phẩm có thông tin về hạn sử dụng, cần ghi nhận ngày sản xuất và ngày hết hạn, để khi xuất kho có thể đảm bảo xuất đúng những sản phẩm còn trong thời hạn sử dụng, không xuất nhầm hàng đã hết hạn.

Thời hạn bảo quản (Hạn sử dụng)

Hạn sử dụng là khoảng thời gian mà sản phẩm, trong điều kiện bảo quản bình thường, vẫn duy trì được chất lượng tốt nhất. Tính từ ngày sản xuất, trong khoảng thời gian này sản phẩm được xem là an toàn khi sử dụng và đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng đã công bố.

Cảnh báo sắp hết hạn

Cảnh báo sắp hết hạn là khoảng thời gian mà hệ thống phát thông báo khi số ngày hạn sử dụng còn lại của sản phẩm thấp hơn ngưỡng đã thiết lập. Thông qua việc thiết lập số ngày cảnh báo, người quản lý chuỗi cung ứng có thể kịp thời áp dụng các biện pháp cần thiết nhằm hạn chế tối đa tổn thất do hàng hóa quá hạn.

 

3. Các bước thao tác

3.1. Bật quản lý theo lô

Cài đặt > Cài đặt kho > Quản lý trong kho > Nhấn bật quản lý theo lô

Sau khi bật:

1. Hệ thống hỗ trợ quản lý tồn kho và thống kê tuổi kho theo từng lô nhập.

2. Phân bổ tồn kho mặc định tuân theo nguyên tắc Nhập trước – Xuất trước (FIFO), lô nhập sớm sẽ được ưu tiên xuất trước.

3. SKU sản phẩm hỗ trợ bật quản lý hạn sử dụng; khi tạo đơn đặt hàng, nhập kho, nhận hàng có thể ghi nhận ngày sản xuất và ngày hết hạn của SKU.

Tăng tốc độ quay vòng tồn kho:

Bằng cách ghi nhận tuổi tồn kho của từng lô theo thời gian thực, người bán có thể sử dụng dữ liệu vận hành để xác định các lô tồn lâu, từ đó kịp thời đưa ra chiến lược xử lý phù hợp như chạy khuyến mãi hoặc xả kho.

4. Sau khi bật tính năng Quản lý theo lô, thay đổi logic tính năng và giao diện trang

4.1. Trang SKU hàng hóa

Nội dung thay đổi:

4.1.1 Các tab [Tất cả] [SKU hàng hóa] và [Nhiều phân loại] bổ sung các cột:

• Quản lý hạn sử dụng

• Thời hạn bảo quản

• Cảnh báo sắp hết hạn (ngày)

4.1.2 Hỗ trợ thiết lập quản lý hạn sử dụng theo từng SKU và thiết lập hàng loạt.

4.1.3 Mẫu file nhập và xuất liên quan hiện đã tương thích với Quản lý hạn sử dụng, với việc bổ sung các cột “Quản lý hạn sử dụng”, “Thời hạn bảo quản” và “Cảnh báo sắp hết hạn (ngày)”
1）Nhập để tạo SKU hàng hóa；
2）Nhập để cập nhật SKU hàng hóa；
3）Nhập để tạo nhiều SPU – thêm SKU mới；
4）Xuất SKU hàng hóa

4.1.4 Giới hạn nhập Thời hạn bảo quản và Số ngày cảnh báo sắp hết hạn:
 

• Thời hạn bảo quản (ngày) khi SKU hàng hóa bật quản lý hạn sử dụng, hệ thống hỗ trợ ghi nhận thời hạn bảo quản (ngày) của SKU hàng hóa, chỉ cho phép nhập số nguyên lớn hơn 0, giá trị tối đa có thể nhập là 99.999.
• Chỉ cho phép nhập số nguyên, giá trị tối đa có thể nhập là 99.999. Sau khi thiết lập số ngày cảnh báo, khi thời hạn bảo quản còn lại của SKU hàng hóa nhỏ hơn số ngày này, hệ thống sẽ tự động gửi thông báo cảnh báo. Chức năng cảnh báo sắp hết hạn chỉ có hiệu lực sau khi bật quy tắc tương ứng trong Trung tâm cảnh báo.

4.2. Trang Thêm / Chỉnh sửa SKU đơn độc

4.2.1. Thêm SKU đơn độc → Thông tin cơ bản

Bổ sung thiết lập Quản lý hạn sử dụng.

4.2.2. Thêm SKU đơn độc → Kho

Nếu trong tài khoản BigSeller đã bật tùy chọn “Bắt buộc nhập ngày hết hạn” và thiết lập trường này là bắt buộc trong quá trình nhận hàng, đồng thời SKU đã bật Quản lý hạn sử dụng, thì khi tạo SKU hàng hóa để duy trì tồn kho ban đầu, trường Ngày hết hạn bắt buộc phải được điền.

 

4.2.3. Trang Thêm / Chỉnh sửa Nhiều Phân Loại

Nội dung thay đổi:

Bổ sung thiết lập Quản lý hạn sử dụng tại trang thêm/chỉnh sửa thông tin nhiều biến thể.

 

4.3. Trang Đặt hàng, Nhận Hàng, Nhập kho

4.4. Nhập tồn kho ban đầu

Đối với việc nhập tồn kho ban đầu thông qua các danh sách dưới đây, hệ thống hỗ trợ nhập Ngày sản xuất và Ngày hết hạn, đồng thời hỗ trợ chỉnh sửa hàng loạt.

Xem theo Sản phẩm → Tạo SKU hàng hóa → Tạo SKU đơn độc theo lựa chọn đã chọn

Xem theo Sản phẩm → Tạo SKU kho → Tạo SKU hàng hóa theo phân loại → Tạo SKU đơn độc

Xem theo Sản phẩm → Ghép nối SKU hàng hóa → Ghép nối SKU hàng hóa nhanh chóng → Tạo SKU đơn độc

4.5 Tồn kho theo lô

Chức năng chính:

1. Xuất kho hàng loạt theo tồn kho hiện có của từng lô.

2. Điều chỉnh tồn kho theo lô.
   

Có thể lọc SKU hàng hóa theo trạng thái hạn sử dụng:

• Bình thường: số ngày còn lại trước khi hết hạn ≥ số ngày cảnh báo sắp hết hạn.
• Cảnh báo sắp hết hạn: 0 ≤ số ngày còn lại trước khi hết hạn < số ngày cảnh báo sắp hết hạn.
• Đã hết hạn: số ngày còn lại trước khi hết hạn < 0.

Trường	Giải thích
Mã lô	Mã lô tồn kho của SKU do hệ thống tạo
Số chứng từ	Các chứng từ nghiệp vụ liên kết với tồn kho lô của SKU này được hệ thống tạo, bao gồm: mã đóng gói, đơn mua hàng, phiếu điều chuyển, phiếu nhập kho…
Ngày sản xuất	Ngày sản xuất được ghi nhận khi tạo lô
Ngày hết hạn	Hiển thị ngày hết hạn được ghi nhận khi tạo lô
Số ngày cảnh báo sắp hết hạn	Số ngày cảnh báo sắp hết hạn của SKU
Số ngày còn lại trước khi hết hạn	Hiển thị số ngày còn lại trước khi hết hạn của SKU
Tồn kho sẵn có	Số lượng tồn hiện tại của lô SKU tại vị trí kệ này
Thời gian nhập kho	Thời gian nhập kho khi tạo tồn kho lô của SKU tại vị trí kệ
Tuổi kho	Được cập nhật mỗi ngày lúc 0 giờ, tuổi kho của tồn kho lô SKU được tính đến hết ngày hôm qua. Các lô có tồn kho hiện tại bằng 0 sẽ ngừng cập nhật tuổi kho
Giá vốn theo lô	Giá vốn được ghi nhận khi tạo lô

4.6. Báo cáo tuổi tồn kho

Sau khi bật quản lý theo lô, có thể xem tình hình phân bố tuổi kho của từng SKU trong kho tại trang Báo cáo tuổi kho.

1. Sau khi bật quản lý theo lô và hiển thị tồn kho theo lô, hệ thống sẽ thống kê phân bố tồn kho của từng lô thuộc mỗi SKU theo các khoảng tuổi kho khác nhau.

2. Trong ngày bật quản lý theo lô, tuổi kho của tất cả tồn kho được khởi tạo bằng 0.

3. Hệ thống cập nhật dữ liệu tuổi kho của ngày hôm trước mỗi ngày lúc 0 giờ theo múi giờ của site thị trường bán hàng, và tính toán tuổi kho mới nhất tính đến thời điểm 0 giờ.

4. Khoảng tuổi kho cho phép người dùng tự định nghĩa, ví dụ: 0–30, 31–60, 61–90, trên 90 ngày.

5. Mặc định sắp xếp theo mã SKU tăng dần.

Thiết lập khoảng tuổi kho

Tồn kho > Báo cáo tuổi tồn kho > Thiết lập khoảng tuổi tồn kho

4.7. Lịch sử cập nhật tồn kho theo lô

4.8. Kiểm kho tồn kho theo lô

Trong quá trình kiểm kho, tồn kho theo lô sẽ được điều chỉnh theo các quy tắc sau:

Lệch tăng (Số lượng thực tế > Tồn kho hệ thống) Số lượng chênh lệch tăng sẽ được cộng vào lô hàng gần đây nhất của vị trí kệ hàng tương ứng. Nếu SKU tại vị trí đó chưa có lô hàng nào, một lô hàng mới sẽ được tạo để ghi nhận số lượng tăng thêm.

Lệch giảm (Số lượng thực tế < Tồn kho hệ thống) Hệ thống sẽ khấu trừ tồn kho từ các lô hàng theo thứ tự thời gian, bắt đầu từ lô hàng sớm nhất, cho đến khi bù đắp hết số lượng hao hụt.  

4.9. Cài đặt Lợi nhuận — Giải thích Giá trị Giá vốn theo lô

Tùy chọn mới:
Giá vốn theo lô: Hệ thống hiện tính toán lợi nhuận bằng cách sử dụng giá vốn của mỗi SKU từ kho của lô hàng cụ thể tại thời điểm nó được tạo. Phương pháp này phản ánh chính xác hơn chi phí tồn kho thực tế.
Logic cho Giá vốn theo lô: Giá vốn của SKU trong một đơn hàng = tổng giá vốn của từng SKU. Giá vốn của mỗi SKU = giá vốn theo lô của mỗi lô bị khấu trừ * số lượng khấu trừ của mỗi lô đó. (Nếu đơn hàng lịch sử của SKU không có giá vốn theo lô, thì giá vốn được tính bằng giá vốn trung bình trọng số di động. Giá vốn của mỗi SKU = Giá vốn bình quân gia quyền động * Số lượng khấu trừ của SKU.)
Giá vốn bình quân gia quyền động: Dùng giá vốn tồn kho của kho giao hàng để tính lợi nhuận ước tính; báo cáo lợi nhuận sử dụng giá xuất nhập kho tại thời điểm xuất kho.
Cách thiết lập:

4.10 Cài đặt Thông báo cảnh báo:

Cảnh báo hết hạn & Cảnh báo tuổi tồn kho

Người dùng có thể thiết lập Cảnh báo sắp hết hạn và Cảnh báo tuổi kho như các chỉ số giám sát trong Trung tâm Cảnh báo để theo dõi ngày hết hạn của sản phẩm và vòng quay tồn kho.

Cảnh báo sắp hết hạn: Khi thời hạn sử dụng còn lại của một lô SKU trong kho ≤ ngưỡng hết hạn đã thiết lập, hệ thống sẽ tự động kích hoạt cảnh báo. Điều này giúp quản lý các sản phẩm sắp hết hạn.
Cảnh báo tuổi kho: Nếu một SKU trong kho đạt đến hoặc vượt quá ngưỡng tuổi kho đã thiết lập, hệ thống sẽ kích hoạt thông báo tuổi kho để cảnh báo người dùng về hàng tồn kho chậm luân chuyển hoặc đã lâu không sử dụng.

4.11. Khóa/trừ tồn kho đơn hàng và hoàn trả tồn kho

• Khóa tồn kho đơn hàng: Hệ thống tuân theo nguyên tắc nhập trước – xuất trước (FIFO). Tồn kho sẽ được trừ từ lô sớm nhất theo ngày tạo lô, cho đến khi đáp ứng đủ số lượng tồn kho cần cho đơn hàng.

• Nhập kho đơn hoàn hủy: Khi hoàn trả, tồn kho sẽ được phục hồi về lô vừa bị trừ gần nhất.

Các tình huống liên quan: Nhập kho đơn hoàn trả, nhập kho đơn bị hủy.