Hướng dẫn tính năng phân phối cho nhà phân phối

I. Trước khi bắt đầu — Đọc phần này để tránh mất công làm lại!

1.1 Yêu cầu về Tài khoản & Gói dịch vụ

① Vai trò nhà cung cấp yêu cầu Gói chuyên nghiệp trở lên. Nhà phân phối không giới hạn gói. Lưu ý: cả hai bên đều bị trừ hạn mức đơn hàng tương ứng khi sử dụng tính năng phân phối.
② Tài khoản Đã bật tính năng Tồn kho. Nếu chưa bật, hệ thống sẽ tự động nhắc bạn kích hoạt trước khi tiếp tục.
③ Nếu bạn không thấy mô-đun【Phân phối】, hãy liên hệ tài khoản chính/quản trị viên để được cấp quyền trong phần Quản lý phân quyền.

1.2 Hoàn tất cài đặt ban đầu

• Kết nối: Vào mục【Nhà cung cấp của tôi】để thiết lập quan hệ hợp tác với ít nhất một Nhà cung cấp.

• Sản phẩm: Nhận sản phẩm của Nhà cung cấp, sau đó tạo hoặc liên kết với SKU hàng hóa tương ứng trên BigSeller. Sau khi nhận sản phẩm, bạn có thể đăng bán lên các sàn TMĐT.
  
  

1.3 Đề xuất vận hành

• Nhận thông báo: Hãy bật thông báo trên Web (PC) và App điện thoại cho các sự kiện: Kết quả duyệt hợp tác, Nhà cung cấp chấm dứt hợp tác, và Thay đổi giá sản phẩm.

• Kiểm tra định kỳ: Thường xuyên kiểm tra mục【Sản phẩm phân phối của tôi > Đã mất hiệu lực】để kịp thời gỡ sản phẩm khỏi gian hàng nếu Nhà cung cấp ngừng hỗ trợ.

• Quản lý trên App: Sử dụng App BigSeller để kiểm tra nhanh tồn kho, giá phân phối và thông tin Nhà cung cấp mọi lúc mọi nơi.

II. Quy trình thao tác cụ thể

1. Liên kết nhà cung cấp

Bước 1: Liên kết với Nhà cung cấp (Quan trọng)
Liên hệ Nhà cung cấp để họ tạo "Link mời Nhà phân phối" và gửi link cho bạn qua Zalo, WhatsApp, Email...

Bước 2: Gửi yêu cầu hợp tác
Đăng nhập tài khoản BigSeller > Mô-đun Phân phối > Tôi là Nhà phân phối > Nhà cung cấp của tôi > Liên kết Nhà cung cấp > Dán link mời và nhấp vào nút Liên kết.



Bước 3: Xác nhận trạng thái
Sau khi Nhà cung cấp phê duyệt, trạng thái sẽ chuyển thành Đang hợp tác. Bạn sẽ nhận được thông báo hệ thống về kết quả duyệt.

2. Quản lý Sản phẩm phân phối

Vào mục【Sản phẩm phân phối của tôi】để nhận sản phẩm về kho cá nhân. Sản phẩm được chia thành 3 tab:

① Đã nhận: Sản phẩm bạn đã nhận từ nhà cung cấp. Bạn có thể xem giá phân phối (lịch sử 30 lần đổi giá gần nhất) và tổng tồn kho thực tế tại các kho của Nhà cung cấp.

② Chưa nhận: Sản phẩm Nhà cung cấp cho phép bạn bán nhưng bạn chưa chọn, bạn có thể nhấp vào【Nhận】để nhận sản phẩm.

• Nếu tên SKU trùng với SKU hàng hóa hiện có của bạn, hệ thống sẽ tự động thiết lập mối quan hệ ghép nối.
• Nếu không trùng, hệ thống sẽ tự tạo SKU hàng hóa mới. Sau đó, bạn cần vào trang SKU hàng hóa để ghép nối với SKU gian hàng của các sàn trước khi đăng bán.

③ Đã mất hiệu lực: Sản phẩm không còn khả dụng (do chấm dứt hợp tác hoặc Nhà cung cấp tắt phân phối). Bạn nên gỡ sản phẩm này khỏi gian hàng sàn.

3. Đồng bộ Tồn kho

• Khi nhà cung cấp đẩy cập nhật tồn kho, số lượng tồn từ từng kho thực tế của họ sẽ được đẩy sang Kho nhà cung cấp tương ứng trên tài khoản của bạn.
• Nếu gian hàng của bạn bán hàng từ nhiều nhà cung cấp khác nhau, hãy thiết lập Quy tắc phân bổ kho để hệ thống tự động điều hướng đơn hàng đến đúng kho cung ứng dựa trên địa chỉ giao hàng.

⚠️ Lưu ý:
Nếu nhà cung cấp thêm mới hoặc thay đổi kho thực tế sau khi đã liên kết ban đầu, hệ thống của bạn sẽ KHÔNG tự động cập nhật. Bạn phải tự thêm kho mới thủ công và thiết lập liên kết.

Các tình huống thường gặp:

• Nhà cung cấp đổi kho chỉ định cho bạn: Bạn cần tạo Kho nhà cung cấp mới thủ công, liên kết kho và cập nhật lại địa chỉ lấy hàng trên gian hàng cho khớp.
• Chấm dứt rồi tái hợp tác: Dữ liệu kho sẽ được khởi tạo. Việc liên kết lại sẽ kích hoạt hệ thống kiểm tra xem có cần tạo mới các Kho nhà cung cấp hay không.

3.2 Danh sách tồn kho

Bạn có thể kiểm tra tình hình tồn kho của các sản phẩm đã nhận tại từng kho của nhà cung cấp trong mục mô-đun Tồn kho > Danh sách tồn kho. Vì các kho nhà cung cấp là kho ảo, các thao tác sau sẽ bị khóa:

• Các thao tác trong kho: Đưa hàng lên/xuống vị trí kệ, Chuyển hàng, Bổ sung hàng, Đổi vị trí kệ.
• Gợi ý đặt hàng và Đơn đặt hàng: Không áp dụng cho sản phẩm phân phối.
• Giá vốn bình quân gia quyền: Sản phẩm phân phối không tham gia vào việc tính giá vốn bình quân gia quyền liên động; khi khởi tạo mặc định sẽ lấy giá phân phối.

3.3 Lịch sử cập nhật tồn kho

Đối với các đơn hàng phân phối, các loại sự kiện sau sẽ được ghi lại trong danh sách lịch sử cập nhật tồn kho:

1. Đẩy tồn kho phân phối: Nhà cung cấp đẩy cập nhật tồn kho từ phía họ. Hệ thống sẽ tạo một bản ghi nhật ký tương ứng trên tài khoản của bạn.
2. Ngừng phân phối: Khi bạn chủ động ngừng phân phối một sản phẩm, tồn kho khả dụng tại kho nhà cung cấp sẽ về 0 và ghi nhận nhật ký.
3. Tồn kho phân phối tự động về 0: Tồn kho khả dụng sẽ tự động về 0 và giải phóng số lượng đang bị khóa trong 3 trường hợp sau:

• Nhà cung cấp thay đổi kho phân phối chỉ định: Tất cả sản phẩm trong các kho không còn nằm trong danh sách chỉ định mới sẽ bị xóa tồn kho về 0.
• Nhà cung cấp chấm dứt hợp tác: Toàn bộ tồn kho của tất cả sản phẩm thuộc nhà cung cấp đó tại mọi kho nhà cung cấp sẽ về 0.
• Bạn ngừng phân phối một sản phẩm: Tồn kho khả dụng của sản phẩm đó tại tất cả các kho nhà cung cấp tương ứng sẽ bị xóa về 0.

4. Xử lý Đơn hàng

Khi người mua đặt hàng trên Shopee, Lazada, TikTok Shop, v.v., BigSeller sẽ tự động đồng bộ đơn hàng. Sau đó, bạn cần chuẩn bị hàng và đẩy đơn hàng sang cho Nhà cung cấp – bên sẽ chịu trách nhiệm nhặt hàng, in phiếu giao hàng, đóng gói và giao hàng.

Bước 1: Chuẩn bị hàng

Mỗi đơn hàng chỉ có thể chọn một kho giao hàng duy nhất. Nếu một đơn hàng chứa các SKU từ các kho giao hàng khác nhau, sàn thương mại điện tử có thể tự động tách đơn. Nếu không, bạn phải tự tách đơn thủ công trên BigSeller hoặc xử lý tại Trung tâm người bán của sàn.
⚠️ Lưu ý:
Đơn hàng phân phối không hỗ trợ tính năng "Giao hàng một cú nhấp chuột" để chuyển sang trạng thái Đang giao hàng.
 

Tùy chọn phương thức vận chuyển:

• Vận chuyển của sàn: BigSeller sẽ măc định sử dụng đơn vị vận chuyển do sàn chỉ định.
• Tự giao hàng: Bạn có thể chọn mục này nếu muốn Nhà cung cấp tự chọn đơn vị vận chuyển. Không cần mã vận đơn tại thời điểm đẩy đơn — Nhà cung cấp sẽ cập nhật mã sau khi sắp xếp vận chuyển. (Không áp dụng cho sàn Temu).

Bước 2: Đẩy đơn hàng

Sau khi chuẩn bị hàng, đơn hàng có thể được đẩy tự động hoặc thủ công trong mục Chờ in - Danh sách phân phối. Khi đẩy đơn hàng, hệ thống sẽ tự động thực hiện các bước kiểm tra sau:

① Trạng thái hợp tác: Kiểm tra nhà cung cấp phải ở trạng thái【Đang hợp tác】.
② Liên kết SKU: Đảm bảo tất cả SKU trong đơn hàng đã được ghép nối chính xác.
③ Số dư tài khoản: Kiểm tra số dư có đủ thanh toán các chi phí phân phối (bao gồm phí xử lý kho và phí vận chuyển).
④ Hạn mức công nợ: Đảm bảo hạn mức còn đủ để sử dụng (nếu có kích hoạt tính năng thanh toán sau).

💡Kết quả: Sau khi kiểm tra hoàn tất, đơn hàng hợp lệ sẽ có trạng thái【Đẩy thành công】.

Trạng thái	Mô tả	Thao tác
Đang đẩy	Đơn hàng đang trong quá trình đẩy, nhà cung cấp chưa xác nhận.	Vui lòng chờ đợi, không cần thao tác thêm.
Đẩy thành công	Nhà cung cấp đã nhận được đơn hàng và đang xử lý.	Theo dõi trạng thái giao hàng của nhà cung cấp; Chọn Đồng ý/Từ chối khi có yêu cầu hủy từ sàn.
Đẩy thất bại	Đã xảy ra lỗi trong quá trình đẩy đơn.	Kiểm tra nguyên nhân thất bại, chỉnh sửa và đẩy lại trong danh sách [Đẩy thất bại]. ----Xem ảnh sau
Đã thu hồi	Case 1: Nhà phân phối chủ động thu hồi đơn hàng. Case 2: Hệ thống tự động thu hồi do trạng thái đơn hàng trên sàn đổi thành "Đang yêu cầu hủy / Đã hủy" hoặc do thay đổi mã vận đơn trên sàn.	Phí đã thanh toán sẽ tự động hoàn trả vào số dư tài khoản; Nếu cần gửi lại, có thể thực hiện đẩy đơn mới.
Thu hồi không thành công	Yêu cầu thu hồi không gửi được tới nhà cung cấp thành công.	Vui lòng liên hệ trực tiếp với nhà cung cấp để xác nhận, hoặc thử thao tác lại trong danh sách.

 

⚠️ Lưu ý:
Đơn hàng phân phối sẽ do Nhà cung cấp thực hiện giao hàng và nhập kho hàng hủy; Nhà phân phối không có quyền thực hiện thao tác nhập kho đơn hàng hủy. Nếu đơn hàng đã bị hủy, vui lòng liên hệ Nhà cung cấp để được xử lý kịp thời!

Sau khi đơn hàng phân phối được đẩy sang nhà cung cấp, hệ thống sẽ tự động xử lý và ẩn các thông tin nhạy cảm nhằm đảm bảo an toàn dữ liệu và quyền riêng tư vận hành cho nhà phân phối.

Trường thông tin	Có hiển thị cho nhà cung cấp hay không	Ghi chú
Nền tảng & Gian hàng của đơn hàng mới	❌ Không hiển thị	Bảo vệ nguồn đơn của nhà phân phối
Tên SKU & hình ảnh	❌ Không hiển thị	Chỉ hiển thị sản phẩm phân phối tương ứng cho nhà cung cấp
Đơn giá SKU	❌ Không hiển thị	Hiển thị giá phân phối cho nhà cung cấp
Tổng giá trị đơn hàng	❌ Không hiển thị	Hiển thị giá phân phối + chi phí phân phối cho nhà cung cấp
Tên người mua & địa chỉ	🔒 Mã hóa ✔ Hiển thị có điều kiện	Vận chuyển nền tảng / vận chuyển 3PL: Mã hóa Tự giao hàng: Hiển thị

5. Cài đặt in

Bạn có thể cấu hình Hóa đơn và Chứng từ giao hàng cho đơn hàng phân phối tại mục Phân phối > Tôi là Nhà phân phối > Cài đặt in. Sau khi bật, hệ thống sẽ đồng bộ cho nhà cung cấp dựa trên mẫu mặc định và thông tin bạn đã thiết lập.

6. Đối soát Phân phối

Nhà phân phối có thể xem chi tiết bảng kê chi phí, số dư tài khoản và trạng thái tín dụng với từng Nhà cung cấp trong mục Báo cáo > Đối soát phân phối (phiên bản nhà phân phối) của BigSeller.

① Tổng quan số dư Nhà cung cấp:
Tại trang này, bạn có thể xem hạn mức công nợ, công nợ hiện tại, số dư hiện tại, kỳ hạn thanh toán và số tiền đến hạn của mình tại từng Nhà cung cấp.

⚠️ Lưu ý:
Nhà phân phối không thể nạp tiền trực tiếp. Nếu cần tăng số dư, vui lòng liên hệ Nhà cung cấp để thực hiện thao tác [Ghi sổ thủ công - Tăng số dư] trên hệ thống của họ.

② Chi tiết đối soát

Bạn có thể nhấp vào nút Đối soát để xem toàn bộ lịch sử thanh toán: phí đẩy đơn hàng, hoàn tiền thu hồi đơn, hoàn tiền hậu mãi, v.v. Mỗi bản ghi đều có số sê-ri duy nhất, số tiền chi tiết hiển thị phía Nhà cung cấp và Nhà phân phối là hoàn toàn trùng khớp, đảm bảo tính minh bạch và dễ dàng đối soát.


⚠️ Lưu ý:

1. Chi tiết đối soát được hiển thị theo tiền tệ thanh toán. Nếu lịch sử giao dịch có các loại tiền tệ khác nhau, hệ thống sẽ tự động quy đổi đồng nhất sang tiền tệ thanh toán trước khi hiển thị.
2. Khi số dư không đủ và vượt quá hạn mức công nợ, hệ thống sẽ trực tiếp chặn đơn ngay tại bước kiểm tra đẩy đơn, đồng thời thông báo "Số dư không đủ" và không thể hoàn tất việc đẩy đơn.

III. Giải đáp thắc mắc thường gặp (FAQ)

Q1: [Chi phí phân phối] trong chi tiết đối soát là gì? Có được hoàn lại không?
A1: Chi phí phân phối bao gồm phí xử lý xuất kho và phí vận chuyển, do Nhà cung cấp thiết lập trong phần cấu hình. Nếu đơn hàng bị hủy do Nhà phân phối chủ động thu hồi, cả phí xuất kho và phí vận chuyển sẽ được hoàn trả tự động vào số dư tài khoản của bạn.

Q2: Đã đăng ký hợp tác nhiều ngày nhưng vẫn hiển thị [Chờ kết nối], tôi phải làm sao?
A2: Trạng thái này có nghĩa là Nhà cung cấp chưa hoàn tất phê duyệt. Bạn có thể liên hệ trực tiếp với Nhà cung cấp để xử lý hoặc kiểm tra trạng thái hiện tại trong danh sách [Nhà cung cấp của tôi > Chờ kết nối]. Kết quả phê duyệt sẽ được gửi đến bạn qua thông báo hệ thống.

Q3: Một sản phẩm trong danh sách của tôi hiển thị trạng thái [Đã mất hiệu lực] nghĩa là gì?
A3: Trạng thái này cho biết Nhà cung cấp đã gỡ bỏ sản phẩm khỏi danh mục phân phối. Bạn sẽ không thể đẩy đơn mới cho sản phẩm này. Các đơn hàng cũ vẫn có thể tiếp tục giao, nhưng bạn nên gỡ sản phẩm khỏi sàn sớm nhất có thể để tránh việc khách đặt hàng nhưng không thể giao.

Q4: Khi đẩy đơn hệ thống báo [Số dư không đủ], tôi phải xử lý thế nào?
A4: Vui lòng liên hệ với Nhà cung cấp tương ứng để họ thực hiện thao tác [Ghi sổ thủ công - Tăng số dư] cho tài khoản của bạn, hoặc kiểm tra xem hạn mức công nợ có đủ hay không (nếu có bật tính năng này). Hiện tại, hệ thống chưa hỗ trợ Nhà phân phối tự nạp tiền trực tiếp.

Q5: Đơn hàng đã đẩy thành công nhưng Nhà cung cấp chậm giao hàng, tôi có thể giục hay hủy đơn không?
A5: Bạn có thể liên hệ Nhà cung cấp để giục giao hàng. Nếu đơn hàng thực sự không thể thực hiện, hãy tìm đơn đó trong danh sách [Đẩy thành công], nhấn [Thu hồi] để gửi yêu cầu hủy đơn. Sau khi thu hồi thành công, chi phí sẽ tự động được hoàn trả vào số dư tài khoản.

Q6: Nhà cung cấp điều chỉnh giá phân phối, các sản phẩm tôi đã đăng bán có bị ảnh hưởng không?
A6: Khi Nhà cung cấp thay đổi giá, giá bán lẻ trên sàn của bạn sẽ không tự động thay đổi. Tuy nhiên, chi phí khi đẩy đơn sau đó sẽ được tính theo giá phân phối mới. Bạn nên chủ động điều chỉnh lại giá bán trên sàn để đảm bảo biên độ lợi nhuận.