Hướng dẫn sử dụng quản lý tồn kho chưa được đưa lên kệ

1. Tác dụng của tính năng Quản lý tồn kho chưa được đưa lên kệ

Trong quá trình vận hành thực tế tại kho, có những SKU được lấy ra và đưa xuống khỏi kệ nhưng chưa được đặt vào vị trí mới. Điều này có thể gây sai lệch số liệu tồn kho, ảnh hưởng đến quá trình quản lý và xuất hàng, dẫn đến tình trạng không khớp giữa số liệu trên hệ thống và thực tế trong kho.

Khi tình trạng này xảy ra, sẽ gây khó khăn cho nhân viên kho trong việc phân biệt các SKU đã được lấy ra khỏi kệ và các SKU chưa được lấy ra, đặc biệt khi công việc lấy hàng và xử lý đơn hàng diễn ra đồng thời. Điều này có thể khiến nhân viên kho phải di chuyển không cần thiết và làm giảm hiệu quả công việc.

Để giải quyết vấn đề này, tính năng Quản lý tồn kho chưa được đưa lên kệ sẽ giúp khóa kho hàng theo hai giai đoạn, nhằm ngăn chặn tình trạng thiếu đồng bộ giữa hệ thống và kho.

2. Lưu ý quan trọng khi sử dụng tính năng Quản lý tồn kho chưa được đưa lên kệ

① Phương pháp kích hoạt tính năng Quản lý tồn kho chưa được đưa lên kệ: Để kích hoạt tính năng này, bạn cần liên hệ với bộ phận hỗ trợ khách hàng. Sau khi được kích hoạt, tính năng này không thể tắt.

② Không áp dụng cho kho hàng bên thứ ba

③ Tính năng 1 SKU đa vị trí (Phân vùng lưu trữ & nhặt hàng): Khi bạn kích hoạt tính năng này, tính năng "Quản lý tồn kho chưa được đưa lên kệ" sẽ được tự động kích hoạt theo.

④ Sau khi kích hoạt, nếu SKU hàng hóa không thiết lập vị trí kệ, sẽ được đưa vào Vị trí kệ mặc định.
 

3. Cách kích hoạt tính năng Quản lý tồn kho chưa được đưa lên kệ

Các bước thực hiện:

Truy cập vào Tồn kho > Kho > Chọn kích hoạt Quản lý tồn kho chưa được đưa lên kệ.



Lưu ý: Tính năng này chỉ có thể được kích hoạt khi không có đơn hàng nào trong trạng thái Chờ In hoặc Wave Picking.

4. Các thay đổi sau khi bật Quản lý tồn kho chưa được đưa lên kệ

4.1. Quản lý đơn hàng

Khi tính năng "Quản lý tồn kho chưa được đưa lên kệ" được kích hoạt,  tồn kho sẽ bị khóa theo hai giai đoạn như sau:

Khóa lần 1 ---> 🔒 Khóa tồn kho khả dụng của toàn bộ kho.

BigSeller sẽ khóa tồn kho cho cả kho ngay khi đơn hàng mới được đồng bộ vào BigSeller.

Khóa lần 2 ---> 🔒Khóa tồn kho khả dụng vị trí kệ

Sau khi bấm chuẩn bị hàng sẽ khóa kho lần 2 cho tồn kho khả dụng tại vị trí kệ, nếu khóa thành công sẽ vào Có thể in, nếu không có đủ hàng trên vị trí kệ, đơn hàng sẽ được chuyển sang trạng thái Vị trí kệ hết hàng. Trong trường hợp này, các SKU hết hàng trên kệ cần được bổ sung hàng lại trước khi tiến hành in đơn và giao hàng.

Sau khi bổ sung hàng, bạn có thể nhấp Tải lại tồn kho sẽ chuyển ra khỏi Vị trí kệ hết hàng.

 

4.2. Tồn kho

Khi kho không bật phân vùng lưu trữ & nhặt hàng (1 SKU đa vị trí)

① Danh sách Tồn kho: Sau khi kích hoạt tính năng "Quản lý tồn kho chưa được đưa lên kệ", trong danh sách tồn kho sẽ xuất hiện các cột thông tin mới, bao gồm: tồn kho khả dụng của cả kho, tồn kho khả dụng của vị trí kệ, đã khóa, vị trí kệ chưa được lên kệ.


 

• Tồn kho khả dụng của cả kho: Tổng số lượng tồn kho khả dụng của cả kho.

• Tồn kho khả dụng của vị trí kệ: Tổng số lượng hàng hóa được dùng để xuất kho trên vị trí kệ.

• Đã khóa: Số lượng tồn kho tại các vị trí kệ đã bị chiếm dụng bởi các đơn hàng chưa giao.

• Vị trí kệ chưa được lên kệ: Tồn kho chưa được đưa lên kệ là số lượng tồn kho chưa được lên kệ phát sinh trong quá trình vận hành kho, không ảnh hưởng đến lượng tồn kho trong kho.

② Đưa lên kệ và Dỡ khỏi kệ trên BigSeller APP

Khi sử dụng BigSeller APP, sau khi bạn dỡ khỏi kệ, số lượng hàng tồn kho chưa được đưa lên kệ sẽ được khấu trừ khỏi số lượng hàng khả dụng trên vị trí kệ và được thêm vào số lượng hàng tồn kho chưa được đưa lên kệ.

Sau khi hàng được đưa lên kệ, Số lượng hàng tồn kho chưa được lưu trữ ở kệ ban đầu sẽ bị khấu trừ và số lượng hàng tồn kho khả dụng ở vị trí kệ mới sẽ tăng lên.

Để hình dung được rõ ràng hơn, bạn hãy xem ảnh dưới đây, những thông tin màu đỏ là những thông tin có sự thay đổi sau khi thao tác:


③ Một số thay đổi khác:

Xử lý nhập kho thủ công: Khi tạo phiếu nhập kho, bạn có thể chọn Nhập kho ngay lập tức. Sau khi nhập kho thành công, số lượng sản phẩm sẽ được cập nhật vào danh mục kho hàng và có thể sử dụng cho các đơn hàng sau.
Nhận hàng: Khi nhận được hàng, tồn kho SKU hàng hóa sẽ được bổ sung trực tiếp vào toàn bộ kho khả dụng và số lượng kệ khả dụng trong kho.
Xóa kệ: SKU hàng hóa có 0 hàng tồn kho có sẵn sẽ được chuyển sang kệ mặc định sau khi bị xóa.
Nhập kho hàng hoàn: Khi tồn kho có sẵn của SKU là 0, hỗ trợ chỉnh sửa vị trí kệ (bao gồm cả vị trí kệ mặc định)

Khi kho bật phân vùng lưu trữ & nhặt hàng (1 SKU đa vị trí)

Bạn có thể xem chi tiết tồn kho khi bật quản lý tồn kho chưa được đưa lên kệ, tồn kho khu vực kho sẽ có thêm mục thông tin mới đó là Tồn kho > Quản lý kho > Tồn kho khu vực kho, Vị trí kệ chưa được đưa lên kệ.

① Tồn kho khu vực kho

Khi tính năng phân vùng lưu trữ & nhặt hàng (1 SKU đa vị trí) được kích hoạt, bạn không cần phải cài đặt thêm WMS, mà tính năng này sẽ tự động kích hoạt tính năng "Quản lý tồn kho chưa được đưa lên kệ". Điều này giúp bạn dễ dàng phân bổ hàng hóa vào nhiều kệ khác nhau mà không cần phải theo dõi quá nhiều thông tin.

 

Nếu kho của bạn đã kích hoạt Wave (WMS), bạn cũng có thể kiểm tra Chi tiết hàng tồn kho trong WMS > Truy vấn tồn kho > Tồn kho khu vực kho

② Bổ sung hàng trong kho

Hàng tồn kho khả dụng tại vị trí lấy hàng < Ngưỡng tối thiểu + Số lượng hết hàng trong vị trí kệ - Số lượng hàng tồn kho chưa được đưa lên vị trí kệ tại khu vực nhặt hàng sẽ kích hoạt nhiệm vụ bổ sung hàng.

Đối với các SKU chưa duy trì ngưỡng tối đa/tối thiểu bổ sung hàng, các phiếu bổ sung có thể được tạo thủ công dựa trên việc tính toán số lượng khóa cần thiết cho đơn hàng, số lượng bổ sung được đề xuất vào thời gian đã lên lịch và việc tạo các phiếu bổ sung theo cách thủ công.

Công thức tính toán:

1) Nếu đã thiết lập ngưỡng tối đa/tối thiểu bổ sung hàng: Số lượng bổ sung được đề xuất = Ngưỡng tối đa - Tồn kho khả dụng trong vị trí kệ - Số lượng hàng tồn kho chưa được đưa lên vị trí kệ + Số lượng hết hàng trong vị trí kệ

Giả sử, ngưỡng tối thiểu là 10, ngưỡng tối đa là 60, tồn kho khả dụng trên vị trí kệ là 2, tồn kho chưa đưa lên vị trí kệ là 3, và số lượng hết hàng là 10.

Khi đó Số lượng bổ sung được đề xuất sẽ là 60 - 2 - 3 + 10 = 65.

2) Nếu chưa thiết lập ngưỡng tối đa/tối thiểu bổ sung hàng: Số lượng bổ sung được đề xuất = Số lượng tồn kho hết hàng tại vị trí nhặt hàng - Tồn kho khả dụng ở vị trí nhặt hàng - Số lượng tồn kho chưa được đưa lên vị trí kệ.

Kết luận

Tính năng Quản lý tồn kho chưa được đưa lên kệ có thể giúp người bán quản lý hàng tồn kho thuận tiện hơn nhưng khi đã bật thì không thể tắt được. Vui lòng xem xét cẩn thận xem tính năng này có phù hợp với nhu cầu kinh doanh và kế hoạch hoạt động của bạn hay không để tránh sự gián đoạn do hoạt động không đúng cách.

Hy vọng tài liệu trợ giúp này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về cách sử dụng tính năng "Quản lý tồn kho chưa được đưa lên kệ" trong quản lý kho và vận hành của kho hàng. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào, đừng ngần ngại liên hệ với bộ phận hỗ trợ khách hàng để được giải đáp.