Hướng dẫn sử dụng tính năng Đơn hàng hậu mãi thủ công (nhập thủ công đơn hàng hậu mãi)

1. Tác dụng

Tính năng Đơn hàng hậu mãi thủ công giúp người bán quản lý tập trung các đơn hàng hậu mãi (sau bán hàng) từ nhiều kênh khác nhau.

Bạn có thể tạo thủ công các loại đơn hậu mãi sau: Trả hàng hoàn tiền, chỉ hoàn tiền, và đổi hàng. Đồng thời, hệ thống hỗ trợ thực hiện các thao tác như nhập kho hàng hoàn trả, tạo đơn hoàn tiền, và tạo đơn đổi hàng,v.v.

💖 Lợi ích: Dễ dàng theo dõi tiến độ hậu mãi, thuận tiện cho việc đối soát tài chính, và nâng cao hiệu suất quản lý.

📌 Các tình huống sử dụng:

• Đơn hàng bán lẻ POS đã hoàn thành: Khách hàng yêu cầu trả hàng, đổi hàng.

• Đơn hàng Shopee giao vận thất bại: Đơn đã hoàn thành, người mua yêu cầu chỉ hoàn tiền. Hệ thống không tự động nhập kho hàng hoàn trả, bạn có thể tạo đơn thủ công để hoàn tất việc nhập kho.

3. Các bước thao tác

Quy trình xử lý hậu mãi khác nhau tùy thuộc vào loại hình.

Loại Hậu Mãi	Quy Trình Xử Lý
Trả hàng hoàn tiền	Tạo đơn hậu mãi > Chờ xác nhận > Xác nhận trả hàng > Đã nhận hàng hoàn > Đang xử lý hoàn tiền > Hoàn thành hậu mãi
Chỉ hoàn tiền	Tạo đơn hậu mãi > Chờ xác nhận > Xác nhận hoàn tiền > Đang xử lý hoàn tiền > Hoàn thành hậu mãi
Đổi hàng	Tạo đơn hậu mãi > Chờ xác nhận > Xác nhận đổi hàng > Đã nhận hàng hoàn > Đang xử lý hoàn tiền > Hoàn thành hậu mãi

3.1. Quy trình Trả hàng hoàn tiền

📍 Bước 1: Tạo đơn hậu mãi

Vào Xử lý đơn hậu mãi > Đơn hàng hậu mãi thủ công > Nhấn Tạo đơn hậu mãi.

Điền đầy đủ thông tin đơn hậu mãi, sau khi tạo, đơn hàng sẽ nằm trong danh sách Trả hàng hoàn tiền > Chờ xác nhận.

📍 Bước 2: Xác nhận hậu mãi & Nhập kho hàng hoàn trả

Truy cập danh sách 【Chờ xác nhận】, tiến hành xác nhận đơn hậu mãi. Bạn có 2 lựa chọn:

• Xác nhận hậu mãi và nhập kho: Hệ thống tự động hoàn tất nhập kho hàng hoàn trả, đơn chuyển sang danh sách 【Đã nhận hàng hoàn】.

• Xác nhận hậu mãi: Đơn chuyển sang danh sách 【Xác nhận trả hàng】. Sau khi kho nhận được hàng trả, tiến hành nhập kho tại trang Nhập kho hàng hoàn trả. Sau khi nhập kho, đơn tự động chuyển sang tab 【Đã nhận hàng hoàn】.

📍 Bước 3: Tạo đơn hoàn tiền

1. Sau khi hàng trả về kho, vào danh sách 【Đã nhận hàng hoàn】, chọn đơn hàng, nhấn Tạo đơn hoàn tiền
   

2. Điền Số tiền yêu cầu thanh toán (số tiền người bán cần hoàn cho người mua), thông tin nhận tiền, chứng từ thanh toán, v.v.
   

   • Sau khi tạo, đơn hậu mãi chuyển sang danh sách 【Đang xử lý hoàn tiền】.

📍 Bước 4: Xác nhận hoặc từ chối hoàn tiền

Vào trang 【Hoàn tiền hậu mãi】 để xử lý:

• Xác nhận hoàn tiền: Đơn chuyển sang danh sách 【Hoàn thành hậu mãi】.

• Từ chối hoàn tiền: Cần điền lý do từ chối. Sau khi từ chối, bạn có thể tạo Phiếu thanh toán mới trong danh sách 【Đã nhận hàng hoàn】.

3.2. Quy trình chỉ hoàn tiền

📍 Bước 1: Tạo đơn Hậu Mãi

1. Vào Xử lý đơn hậu mãi > Đơn hàng hậu mãi thủ công > Tạo đơn hậu mãi, chọn đơn hàng và chọn loại Chỉ hoàn tiền.

2. Lưu ý: Cùng một đơn hàng có thể tạo nhiều đơn hậu mãi. Bạn có thể thêm sản phẩm hoàn tiền mới hoặc xóa sản phẩm của đơn hàng gốc.

3. Sau khi tạo, đơn hậu mãi chuyển sang danh sách 【Chờ xác nhận】.

📍 Bước 2: Xác nhận Hậu Mãi

Trong danh sách 【Chờ xác nhận】, tiến hành xác nhận. Đơn hậu mãi sẽ chuyển sang danh sách 【Xác nhận hoàn tiền】.

📍 Bước 3: Tạo đơn hoàn tiền

1. Trong danh sách 【Xác nhận hoàn tiền】, chọn đơn hàng, nhấn Tạo đơn hoàn tiền
   

2. Điền Số tiền yêu cầu thanh toán, thông tin nhận tiền, chứng từ thanh toán, v.v.
   

3. Sau khi tạo, đơn hậu mãi chuyển sang danh sách 【Đang xử lý hoàn tiền】.

📍 Bước 4: Xác nhận hoặc từ chối hoàn tiền

Vào trang 【Hoàn tiền hậu mãi】:

• Xác nhận hoàn tiền: Đơn chuyển sang danh sách 【Hoàn thành hậu mãi】.

• Từ chối hoàn tiền: Cần điền lý do từ chối. Sau khi từ chối, bạn có thể tạo Phiếu thanh toán mới trong danh sách 【Xác nhận hoàn tiền】.

3.3. Quy trình đổi hàng

📍 Bước 1: Tạo đơn hậu mãi

1. Vào Xử lý đơn hậu mãi > Đơn hàng hậu mãi thủ công > Tạo đơn hậu mãi, chọn đơn hàng và chọn loại Đổi hàng.
   

2. Bạn có thể thêm sản phẩm trả lại, xóa sản phẩm của đơn hàng gốc, và thêm sản phẩm đổi hàng.
   

Sau khi tạo, đơn hậu mãi sẽ chuyển sang danh sách 【Chờ xác nhận】.

💡 Giải thích về Số Tiền Trả hàng:
Số tiền hàng hóa trả lại = Số tiền người bán trả cho người mua.
Số tiền hàng hóa đổi hàng = Số tiền người mua trả cho người bán.
Tổng số tiền hoàn = Tổng tiền hàng hóa trả lại - Tổng tiền hàng hóa đổi hàng

📍 Bước 2: Xác nhận hậu mãi & Nhập kho hàng hoàn trả

Trong danh sách 【Chờ xác nhận】, chọn một trong hai cách xử lý:

• Xác nhận hậu mãi và nhập kho: Hệ thống tự động nhập kho, đơn chuyển sang danh sách 【Đã nhận hàng hoàn】.

• Xác nhận hậu mãi: Đơn chuyển sang danh sách 【Xác nhận đổi hàng】. Sau khi kho nhận hàng, nhập kho tại trang Nhập kho hàng hoàn trả. Sau khi nhập kho, đơn tự động chuyển sang tab 【Đã nhận hàng hoàn】.

📍 Bước 3: Tạo đơn đổi hàng

1. Trong danh sách 【Xác nhận đổi hàng】 hoặc 【Đã nhận hàng hoàn】, hỗ trợ tạo đơn đổi hàng chỉ với một cú nhấp chuột.
   

2. Hệ thống tự động tạo đơn hàng messenger mới và chuyển đến danh sách 【Nhập đơn hàng > Chờ duyệt】.
   

3. Bạn có thể chỉnh sửa và kiểm duyệt thông tin đơn hàng tại đây.
   

4. Sau khi kiểm duyệt, đơn hàng chuyển sang trang 【Chờ xử lý】 và tiếp tục quy trình giao hàng thông thường.

📍 Bước 4: Tạo đơn hoàn tiền

1. Nếu cần hoàn lại tiền cho người mua, vào danh sách 【Đã nhận hàng hoàn】, chọn đơn hàng, và Tạo đơn hoàn tiền
   

2. Điền Số tiền yêu cầu thanh toán, thông tin nhận tiền, chứng từ thanh toán, v.v.
   

   Lưu ý: Đối với đơn đổi hàng, Tổng số tiền hoàn = Tổng tiền hàng hóa trả lại - Tổng tiền hàng hóa đổi hàng. Nếu kết quả nhỏ hơn 0, số tiền có thể hoàn lại sẽ là 0.

3. Sau khi tạo, đơn hậu mãi chuyển sang danh sách 【Đang xử lý hoàn tiền】.

📍 Bước 5: Xác nhận hoặc từ chối hoàn tiền

Vào trang 【Hoàn tiền hậu mãi】:

• Xác nhận hoàn tiền: Đơn chuyển sang danh sách 【Hoàn thành hậu mãi】.

• Từ chối hoàn tiền: Cần điền lý do từ chối. Sau khi từ chối, bạn có thể tạo Phiếu thanh toán mới trong danh sách 【Đã nhận hàng hoàn】.