Giới thiệu về tính năng gợi ý đặt hàng

I. Giới thiệu

Gợi ý đặt hàng là tính năng hệ thống tự động tính toán số lượng hàng cần đặt dựa trên dữ liệu đa chiều như: số lượng bán ra, số lượng tồn kho và chu kỳ đặt hàng, đồng thời hỗ trợ tạo đơn đặt hàng chỉ với một cú nhấp chuột. Tính năng này bao gồm hai loại hình sau:

• Gợi ý Sắp hết hàng: Tự động tính toán số lượng cần đặt dựa trên dữ liệu bán hàng và tồn kho, giúp chủ động chuẩn bị nguồn hàng trước và phòng ngừa rủi ro hết hàng.
• Gợi ý Hết hàng: Áp dụng cho trường hợp đã phát sinh đơn hàng nhưng số lượng SKU trong kho không đủ. Hệ thống sẽ tự động tạo gợi ý hết hàng đối với phần hàng bị thiếu, giúp nhanh chóng lên đơn đặt hàng để kịp thời bổ sung hàng.

II. Công thức tính và cơ chế tạo gợi ý đặt hàng

1. Công thức tính

• Số lượng gợi ý đặt hàng để dự trữ: ( Số ngày giữa các lần đặt hàng + Số ngày thực hiện đặt hàng + Số ngày an toàn ) * Dự báo bán hàng hàng ngày - ( Số lượng đang vận tải + Tồn kho khả dụng )
• Số lượng gợi ý đặt hàng do thiếu hàng: ( Số ngày giữa các lần đặt hàng + Số ngày thực hiện đặt hàng + Số ngày an toàn ) * Dự báo bán hàng hàng ngày + Số lượng hết hàng - ( Số lượng đang vận tải + Tồn kho khả dụng )

2. Cơ chế tạo gợi ý đặt hàng

Từ 0 giờ mỗi ngày, hệ thống sẽ bắt đầu tính toán số lượng cần đặt hàng theo công thức:

• Nếu (Thời gian chuẩn bị đặt hàng + Số ngày an toàn) × Lượng bán dự báo hàng ngày > (Tồn kho khả dụng + Tồn kho đang vận chuyển), thì hệ thống sẽ tạo Gợi ý đặt hàng.

III. Chiến lược bổ sung hàng

1. Tạo chiến lược bổ sung hàng

Bước 1: Truy cập vào mô-đun Đặt hàng > Gợi ý đặt hàng > Nhấp vào nút [ + Thêm chiến lược bổ sung hàng]


Bước 2: Cấu hình chiến lược bổ sung hàng, cài đặt những thông tin sau đây:

① Kho áp dụng mặc định:
Sau khi thiết lập kho áp dụng, khi kho phát sinh SKU mới, hệ thống sẽ tự động gắn SKU vào chính sách này mà không cần thiết lập thủ công.

② Khoảng thời gian đặt hàng:
Tần suất thực hiện đặt hàng (ví dụ: đặt định kỳ 30 ngày một lần).

③ Thời gian thực hiện đặt mua hàng:
Số ngày từ khi tạo đơn đặt hàng đến khi hàng về kho (ví dụ: 7 ngày).

④ Số ngày an toàn:
Khoảng thời gian dự phòng để tránh tình trạng hàng không về kịp. Ví dụ: một sản phẩm giấy ăn bán khoảng 50 sản phẩm/ngày, tồn khả dụng còn 150 sản phẩm, có thể bán thêm khoảng 3 ngày nữa, thì 3 chính là số ngày an toàn.

⑤ Tính số ngày trung bình:
Sau khi chỉnh sửa, sẽ có hiệu lực từ 0 giờ ngày hôm sau khi hệ thống tính toán lại.

• Được tính theo ngày dương lịch: Được tính theo ngày tự nhiên, dùng cho các sản phẩm vẫn tiếp tục bán ngay cả khi đã hết hàng. Số lượng bán trung bình hàng ngày = Tổng doanh số / Số ngày trong chu kỳ phân đoạn

• Tính theo số ngày bán hàng hợp lệ: Được tính là ngày bán hàng hiệu quả khi đáp ứng một trong hai điều kiện sau: "Có phát sinh doanh số trong ngày" hoặc "không có doanh số nhưng tồn kho khả dụng (bao gồm cả tồn kho dự trữ chương trình) khác 0". Số lượng bán trung bình hàng ngày = Tổng doanh số / Số ngày bán hàng hợp lệ.

⑥ Dự báo bán hàng hàng ngày:
Dựa trên dữ liệu bán hàng trong một khoảng thời gian trước đó để dự đoán nhu cầu bán hàng trong tương lai, từ đó phục vụ tính toán gợi ý đặt hàng.

⑦ Điều chỉnh doanh số bán:
Khi khớp với quy tắc, hệ thống sẽ điều chỉnh doanh số theo hệ số bán hàng hoặc giá trị cố định đã thiết lập trước, sau đó mới được đưa vào phép tính doanh số trung bình ngày.

• Phạm vi ngày: Doanh số ngày trong phạm vi ngày được chọn sẽ được tính vào thống kê theo công thức: Doanh số ngày ban đầu × Hệ số bán hàng hoặc giá trị cố định.
• Doanh số theo đơn hàng: Khi doanh số của SKU trong đơn hàng nằm trong khoảng đã thiết lập, hệ thống sẽ tính toán doanh số bán hàng theo công thức: Doanh số bán đơn hàng gốc × Hệ số bán hàng hoặc Giá trị cố định.

Trong các sale khuyến mãi lớn, doanh số đơn hàng thường tăng gấp nhiều lần so với bình thường. Vì vậy, có thể chọn các khoảng thời gian này hoặc nhập khoảng doanh số đơn hàng tương ứng, sau đó thiết lập hệ số bán hàng hoặc giá trị cố định phù hợp.

• Hệ số bán hàng: Là giá trị dùng để điều chỉnh tỷ lệ doanh số. Hệ số bán hàng = 1 ÷ (doanh số trong khoảng thời gian thiết lập / doanh số bình thường). Ví dụ: nếu trong ngày khuyến mãi, doanh số gấp 2 lần bình thường, để làm mượt số liệu trung bình, có thể thiết lập hệ số bán hàng của ngày đó là 0.5.
• Giá trị cố định doanh số: Doanh số trong ngày sẽ được tính bằng giá trị cố định đã thiết lập.

💡Khi nhiều quy tắc cùng được kích hoạt, thứ tự thực thi sẽ là: Doanh số theo đơn hàng > Phạm vi ngày.
 

2. Cài đặt chiến lược bổ sung hàng cho SKU

Bước 1: Truy cập vào mô-đun Đặt hàng > Gợi ý đặt hàng
Hãy chọn các SKU mà bạn muốn thiết lập chiến lược bổ sung hàng > Nhấp vào nút [Thiết lập hàng loạt chiến lược bổ sung hàng] > [Đặt chiến lược bổ sung hàng]

Bước 2: Cài đặt Phương thức thiết lập

• Cài đặt theo mục đã chọn: Tùy chọn này có nghĩa là hệ thống sẽ áp dụng chiến lược bổ sung hàng đã chọn cho tất cả các kho có chứa SKU này.
• Thiết lập theo kho: Khi chọn tùy chọn này, bạn cần chọn các kho cụ thể. Hệ thống sẽ chỉ áp dụng chiến lược bổ sung hàng đã chọn cho các kho được chỉ định có chứa SKU này.

Bước 3: Chọn chiến lược bổ sung hàng sẽ áp dụng

IV. Tạo đơn đặt hàng

Sau khi gợi ý đặt hàng được tạo, bạn có thể nhấp vào [Tạo đơn đặt hàng] để tạo đơn đặt hàng chỉ với một lần nhấp, tại đây bạn có thể chỉnh sửa hoặc điều chỉnh lại thông tin đơn mua hàng. Sau khi xác nhận thông tin chính xác, nhấp [Lưu] để tạo đơn đặt hàng.


Sau khi đơn đặt hàng được tạo thành công, hệ thống sẽ chuyển đơn vào mục [Đơn đặt hàng > Hộp nháp]. Bạn cần nhấp nút [Đệ trình] / [Giao hàng] và hoàn tất bước nhận hàng.

👉 Tham khảo thêm bài viết giới thiệu về tính năng đặt hàng TẠI ĐÂY

 

V. Những câu hỏi thường gặp

Q1: Nếu SKU đã được liên kết với đơn đặt hàng thì đơn gợi ý đặt hàng có tự động biến mất không? Ví dụ: tôi tạo thủ công một đơn đặt hàng với SKU A, vậy SKU A này có tự động bị xóa khỏi danh sách Gợi ý đặt hàng không?

• Nếu đơn đặt hàng vẫn đang ở trạng thái [Hộp nháp], đơn gợi ý đặt hàng sẽ KHÔNG biến mất.
• Nếu đơn đặt hàng đã chuyển sang trạng thái [Đang vận tải] và số lượng đặt hàng đã đủ để đáp ứng nhu cầu tồn kho, SKU đó sẽ KHÔNG còn xuất hiện trong danh sách Gợi ý đặt hàng.

Q2: Gợi ý đặt hàng được tính toán bao nhiêu một lần? hệ thống có tự động tính không hay tôi cần bấm tính thủ công?

• Hệ thống sẽ tự động tính toán 1 lần mỗi ngày.
• Nếu muốn xem gợi ý mới nhất theo thời gian thực, bạn có thể nhấn nút [Tính toán] để cập nhật.

Q3: Tôi có thể tạm dừng những đơn gợi ý đặt hàng chưa cần xử lý không?

• Có, bạn chỉ cần nhấn [Tạm không đặt hàng] . Sau khi thực hiện, hệ thống sẽ không tiếp tục tạo ra gợi ý đặt hàng cho SKU hàng hóa này đó. Khi cần khôi phục việc tạo gợi ý đặt hàng, chỉ cần vào danh sách [Tạm không đặt hàng] và nhấn [Khôi phục] đối với SKU tương ứng.