Hướng dẫn quản lý đơn đặt hàng trên BigSeller

I. Giới thiệu

Đơn đặt hàng là chứng từ giúp doanh nghiệp quản lý hoạt động đặt hàng, theo dõi tiến độ cung ứng và kiểm soát chi phí. Với BigSeller, bạn có thể quản lý toàn bộ quy trình đặt hàng từ tạo đơn, phê duyệt, theo dõi đến nhập kho trên cùng một hệ thống. Ngoài ra, hệ thống còn hỗ trợ linh hoạt điều chỉnh số lượng, đơn giá và các khoản chi phí phát sinh, đồng thời cho phép phân bổ chi phí theo nhiều phương thức khác nhau, đáp ứng các tình huống đặt hàng thực tế như giao hàng nhiều đợt, thiếu hàng hoặc thay đổi giá đặt hàng.
 

II. Những điều cần lưu ý

1. Đối với đơn đặt hàng của kho bên thứ ba, BigSeller không hỗ trợ nhận hàng thủ công. Kết quả nhận hàng sẽ được BigSeller tự động đồng bộ từ hệ thống kho bên thứ ba.
2. Để tài khoản phụ có thể xem hoặc chỉnh sửa đơn giá trên đơn đặt hàng, tài khoản chính cần đồng thời cấp quyền Vai trò > Quyền Xem Giá vốn hàng hóa và Giá vốn tham khảo, đồng thời cấp quyền Chỉnh sửa cho ít nhất một trong hai mục Giá vốn hàng hóa hoặc Giá vốn tham khảo.

 

III. Quy trình thao tác

3.1 Tạo đơn đặt hàng

Bạn có thể tạo hai loại đơn đặt hàng trên BigSeller: Đơn đặt hàng thông thường và Đơn đặt hàng 1688.

Cách 1: Tạo Đơn đặt hàng thông thường

① Tạo từng một đơn đặt hàng

Bước 1: Bấm mô-đun Đặt hàng > Hộp nháp > Bấm đơn đặt hàng thông thường > Thêm đơn đặt hàng.


Bước 2: Điền thông tin đơn đặt hàng như thông tin cơ bản, thông tin chi phí, thông tin khác.

Thông tin cơ bản:
① Kho nhận hàng: Chọn kho sẽ nhập kho cho lô hàng này.
② Nhà cung cấp: Chọn nhà cung cấp của lô hàng. Nếu không có, bạn có thể chọn "Không có nhà cung cấp". Ngoài ra, bạn cũng có thể thêm nhà cung cấp mới trong danh sách Quản lý nhà cung cấp để tiện quản lý.
③ Phương thức vận chuyển: Hỗ trợ chọn đường biển, đường bộ, đường hàng không và đường sắt.
④ Mã vận đơn: Nhập mã vận đơn của lô hàng, thông thường do nhà cung cấp cung cấp. Nếu khi tạo đơn đặt hàng bạn chưa có mã vận đơn, có thể để trống. Sau khi có mã vận đơn, bạn chỉ cần chỉnh sửa đơn đặt hàng để bổ sung thông tin.
⑤ Dự kiến ngày hàng đến: Nhập thời gian dự kiến lô hàng sẽ đến.
⑥ Người đặt hàng: Người phụ trách đặt hàng của đơn đặt hàng này.



Thông tin chi phí:
① Tiền tệ đặt hàng: Loại tiền tệ dùng để đặt lô hàng này, có thể tự thiết lập.
② Tiền tệ chi phí: Là loại tiền tệ giá vốn đã chọn khi đăng ký BigSeller. Mục này không thể chỉnh sửa, hệ thống sẽ tự động nhận diện.
③ Loại tỷ giá: Có thể chọn tỷ giá tại ngày gửi đơn đặt hàng/gửi hàng thành công, hoặc chọn Tỷ giá cố định. Tỷ giá cố định được lấy từ Cài đặt > Cài đặt dữ liệu, là tỷ giá quy đổi từ tiền tệ đặt hàng sang tiền tệ chi phí.
④ Tỷ giá: Tỷ giá được dùng để tính giá nhập/xuất kho. Khi nhập kho, giá nhập/xuất kho cuối cùng = Giá vốn nhập kho × Tỷ giá. Nếu chọn Loại tỷ giá = Tỷ giá tại ngày gửi đơn đặt hàng/gửi hàng thành công và không chỉnh sửa thủ công, sau khi gửi đơn đặt hàng hoặc gửi hàng thành công, hệ thống sẽ tự động lấy tỷ giá mới nhất của ngày đó.
⑤ Phí vận chuyển: Nhập chi phí vận chuyển phát sinh khi đặt lô hàng này.
⑥ Chi phí first-mile: Nhập chi phí vận chuyển chặng đầu của lô hàng.
⑦ Thuế: Nhập chi phí thuế của lô hàng.
⑧ Chi phí khác: Nhập các chi phí khác phát sinh khi đặt lô hàng này.

Thông tin khác:
Ghi chú: Nhập ghi chú, chẳng hạn như mục đích đặt hàng hoặc các thông tin khác.


Bước 3: Thêm SKU hàng hóa
Khi thêm SKU hàng hóa, hệ thống hỗ trợ chọn SKU đơn độc và SKU combo. Nếu chọn SKU combo, sau khi lưu đơn đặt hàng, hệ thống sẽ tự động tách thành các SKU con để hiển thị và thống kê.


① Thêm nhanh SKU hàng hóa:
Hỗ trợ dán trực tiếp dữ liệu từ bảng Excel để nhập hàng loạt SKU. Hỗ trợ các định dạng SKU, SKU + Số lượng và SKU + Số lượng + Đơn giá.

② Chọn SKU hàng hóa:
Nhấp để mở cửa sổ để lựa chọn SKU cần thêm.



Bước 4: Nhập số lượng đặt hàng, đơn giá đặt hàng và các thông tin khác.

• Số lượng đặt:

Bạn có thể nhập trực tiếp số lượng đặt của SKU hoặc nhập theo đơn vị quy đổi. Sau khi chọn đơn vị quy đổi, hệ thống sẽ tự động quy đổi số lượng đã nhập sang đơn vị cơ bản theo quy tắc quy đổi đơn vị mà bạn đã thiết lập. Nhấp vào đây để xem hướng dẫn chi tiết về đơn vị quy đổi của SKU hàng hóa.

• Đơn giá:

Nếu giá đặt của sản phẩm tương đối ổn định, bạn không cần nhập thủ công đơn giá mỗi khi tạo đơn đặt hàng. Hãy vào Cài đặt đặt hàng để thiết lập Logic định giá mặc định của hàng hóa trong đơn đặt hàng.

Sau khi tạo thành công đơn đặt hàng, đơn đặt hàng sẽ được lưu vào [Đơn đặt hàng > Hộp nháp], bạn có thể thao tác như sau:

• Nhấn nút [Đệ trình], đơn đặt hàng sẽ chuyển sang trạng thái Chờ giao hàng.

• Nhấn nút [Giao hàng], đơn đặt hàng sẽ chuyển sang trạng thái Đang vận tải.

② Nhập file excel để tạo hàng loạt đơn đặt hàng

Bước 1: Vào mô-đun Đặt hàng > Danh sách Hộp nháp > Đơn đặt hàng thông thường > Nhấp vào nút [Nhập & Xuất] > Nhấp vào nút [Nhập đơn đặt hàng].


Bước 2: Tải biểu mẫu xuống và điền thông tin > Quay lại trang BigSeller, chọn Kho nhận hàng > Tải tệp lên > Nhấp vào nút [Đồng ý].


Sau khi tạo thành công đơn đặt hàng, đơn đặt hàng sẽ được lưu vào [Đơn đặt hàng > Hộp nháp], bạn có thể thao tác Đệ trình hoặc Giao hàng.

Cách 2: Tạo Đơn đặt hàng 1688

Bạn có thể tạo đơn đặt hàng 1688 trên BigSeller hoặc đồng bộ đơn đặt hàng từ nền tảng tảng 1688 về BigSeller. Nhấp vào đây để xem hướng dẫn chi tiết về đơn đặt hàng 1688.

3.2 Tách đơn đặt hàng / Gộp đơn đặt hàng

Tách đơn đặt hàng:
Nếu trong đơn đặt hàng có một số SKU chưa thể giao ngay (ví dụ: cùng một nhà cung cấp nhưng một số SKU chưa có sẵn, cần sản xuất trước, trong khi một số SKU khác đã có sẵn và có thể giao ngay), bạn có thể tách đơn đặt hàng tại trạng thái Hộp nháp hoặc Chờ giao hàng.

Bước 1: Vào Đơn đặt hàng > Hộp nháp / Chờ giao hàng > Chọn đơn đặt hàng và nhấp biểu tượng [Tách đơn đặt hàng]


Bước 2: Thực hiện tách đơn đặt hàng.
Sau khi tách đơn thành công, thông tin đóng gói của đơn đặt hàng gốc sẽ được tự động xóa và bạn cần nhập lại.


Gộp đơn đặt hàng:
Trong trường hợp đặt nhiều lô hàng của cùng một nhà cung cấp nhưng được vận chuyển chung trong một container, bạn có thể gộp các đơn đặt hàng.

Bước 1: Vào Đơn đặt hàng > Hộp nháp / Chờ giao hàng > Chọn đơn đặt hàng > Nhấp vào nút [Thao tác hàng loạt] > Chọn [Gộp đơn đặt hàng]

Bước 2: Thực hiện gộp đơn đặt hàng.

 

3.3 Đệ trình đơn đặt hàng

Bấm vào mô-đun đặt hàng > hộp nháp, bấm đệ trình （có thể đệ trình từng đơn một hoặc đệ trình đơn hàng loạt）. Những đơn đặt hàng đã được đệ trình sẽ chuyển vào 【Chờ giao hàng】, sau đó bạn có thể vào 【Chờ giao hàng】 nhấn Giao hàng .


Sau khi đệ trình đơn hàng cần nhấn Giao hàng.


Sau khi nhấn Giao hàng, đơn đặt hàng sẽ chuyển sang trạng thái 【Đang vận tải】, và cũng sẽ nằm ở mục【Tồn kho > nhận hàng> nhận hàng đã đặt】

Tips nhỏ:
Đơn đặt hàng kho hàng bên thứ 3 có thể thêm hoặc chỉnh sửa ghi chú nếu nằm ở mục 【Đang vận tải】> 【Đẩy thành công】

3.3 Xác nhận nhận hàng

• Nhận hàng từng đơn một 

 

• Nhận hàng hàng loạt

Bạn có thể nhận hàng loạt đơn đặt hàng của nhiều kho nếu bạn có quyền truy cập kho. Sử dụng trong trường hợp số lượng hàng hóa đã được đếm chuẩn xác trước khi xác nhận nhập hàng, có thể nhập hàng nhanh chóng với 1 cú nhấp chuột tất cả các đơn đặt hàng đã thực hiện việc kiểm đếm.



 

• Quét nhận hàng

Hỗ trợ quét mã đơn đặt hàng hoặc mã vận đơn để nhận hàng, và có thể quét mã hàng hóa check có đúng hàng hóa chưa, giảm tỷ lệ nhận nhầm hàng và làm việc nhận hàng tiện lợi hơn hàng.

• Nếu là nhận hàng toàn bộ (Số lượng nhận hàng = Số lượng đặt hàng), trạng thái nhận hàng của đơn đặt hàng sẽ cập nhật thành【Đã nhận hàng】.
• Nếu là nhận hàng một phần (Số lượng nhận hàng < Số lượng đặt hàng), trạng thái nhận hàng của đơn đặt hàng sẽ cập nhật thành 【Nhận hàng một phần】; Các đơn đặt hàng đã nhận được một phần có thể tiếp tục thao tác nhận hàng, nghĩa là bạn có thể nhận hàng theo đợt.

💡 Tips nhỏ
（1）Khi nhận hàng đặt hàng, bạn có thể nhận quá mức, nhận ít hơn,  nhận bình thường so với số lượng đặt hàng. Số lượng nhận hàng mặc định là số lượng đặt, nếu cần sửa thì có thể nhập thủ công.
（2）Sau khi xác nhận nhận hàng, bạn có thể vào mục Đặt hàng > Đã hoàn tất để check đơn đặt hàng bằng cách lọc tình trạng nhận hàng. Ngoài ra, bạn cũng có thể vào mục tồn kho> nhận hàng đặt hàng check đơn đặt hàng bằng cách lọc trạng thái nhận hàng. Khi bạn điền số lượng nhận hàng:
Số lượng nhận hàng có thể bằng số lượng đặt hàng, tức là Bình thường
Số lượng nhận hàng có thể lớn hơn số lượng đặt hàng, tức là Nhận Quá mức
Số lượng nhận hàng có thể nhỏ hơn số lượng đặt hàng, tức là Nhận ít hơn
Số lượng nhận hàng cũng có thể điền 0, tức là không nhận hoặc không xử lý, sau này bạn có thể vào mục nhận hàng một phần nhận hàng lại.

3.4  In Label

Vui lòng tham khảo bài hướng dẫn này. Làm thế nào để in Label sau khi nhận hàng đặt hàng?

 

4. Giới thiệu về Phương thức phân bổ về các phí đơn đặt hàng

1. Lợi ích:

Khi chuyển kho hoặc đặt hàng sản phẩm, sẽ phát sinh các chi phí như: Phí vận chuyển, Phí khác, Chi phí thuế, Chi phí first-mile. cài đặt phương thức phân bổ để thuận tiện cho việc tính mỗi SKU hàng hóa phân bổ bao nhiêu phí vận chuyển và phí khác.

2. Phương thức phân bổ:
Có 4 cách: Theo Giá / Số lượng / Thể tích / Cân nặng / Không phân bổ
về Phí vận chuyển, Phí khác, Chi phí thuế, Chi phí first-mile, công thức tính cụ thể như sau:
1. Theo Giá phân bổ: Chi phí phân bổ = (Số lượng đặt của từng SKU * Đơn giá của từng SKU) / Tổng số tiền * (Phí tương ứng) / Số lượng đặt của từng SKU.
2. Theo Số lượng phân bổ: Chi phí phân bổ = (Phí tương ứng) / Số lượng đặt của từng SKU.
3. Theo Thể tích phân bổ: Chi phí phân bổ = Thể tích của từng SKU / Tổng thể tích của tât cả SKU * (Phí tương ứng)
4. Theo Cân nặng phân bổ: Chi phí phân bổ = Cân nặng của từng SKU / Tổng cân nặng của tât cả SKU * (Phí tương ứng)
 

 

5. Câu hỏi thường gặp

Q1：Sau khi tạo đơn đặt hàng  mình có thể chỉnh sửa lại không?
A1：Nếu đơn đặt hàng nằm trong mục【hộp nháp】hoặc【đang vận tải】, bạn có thể bấm nút biểu tượng chỉnh sửa để biên tập lại thông tin đặt hàng.
        Nếu đơn đặt hàng nằm trong mục【nhận hàng một phận】hoặc【đã nhận hàng】, thì bạn không thể chỉnh sửa lại nữa, chỉ có thể check thông tin đặt hàng.







Q2：Khi quét nhận hàng, nếu số lượng nhận hàng điền sai , mình có thể sửa lại không?
A2：Nếu chỉ vài SKU hàng hóa điền nhầm số lượng nhận hàng thì bạn có thể sửa thủ công. Nếu sai quá nhiều thì bạn có thể bấm cài đặt lại rồi sẽ xóa tất cả thông tin trên giao diện này và bạn có thể quét lại.




Q3：Mình có thể điền số lượng nhập hàng một cách nhanh chóng không
A3 : Có nhé. Bạn bấm tất cả sẽ điền số lượng cần nhập hàng tự động.



Q4 ：Mình có thể điền số lượng nhập hàng là số 0 không
A4 : Có nhé.

Q5: Mình có thể in Label ở đâu?
A5: Có thể in Label ở 【Hộp nháp】,【 Đang vận tải】, 【Nhận hàng một phần】, 【Đã hoàn tất】
【Hộp nháp】

【 Đang vận tải】, 【Nhận hàng một phần】, 【Đã hoàn tất】



Q6: Khi thông tin SKU hàng hóa có sửa đổi thì có cập nhật vào đơn đặt hàng không?
A6: Sau khi Tên và Hình ảnh SKU hàng hóa có sửa đổi, Tên và Hình ảnh SKU hàng hóa tại Các giao diện Đơn đặt hàng> [Hộp nháp], [Chờ giao hàng] và [Đang vận chuyển] cũng sẽ tự động sửa theo.

Q7: Có thể tạo đơn đặt hàng trên giao diện nào khác ngoài việc tạo đơn trên mô đun Đặt hàng không?
A7: Có thể tạo đơn đặt hàng ở giao diện Thống kê hàng hóa hết hàng ngay trên mô đun Đơn hàng.